Resume Manajemen Proyek Pertemuan 8

MANAJEMEN BIAYA

Proses-Proses Manajemen Biaya Proyek

A.     Estimasi biaya: Membuat perkiraan atau estimasi biaya sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

B.      Budgeting: Mengalokasikan estimasi biaya keseluruhan terhadap item-item pekerjaan individual untuk menentukan baseline untk mengukur kinerja.

C.      Kontrol Biaya (Cost control): Mengontrol perubahan-perubahan terhadap budget proyek.

Prinsip Dasar Manajemen Biaya

·         Biaya (Tangible Benefit )merupakan biayabiaya atau benefit yang suatu organisasi/instansi dapat dengan mudah mengukurnya dalam nilai nominal uang.

·         Biaya atau (Intangible Benefit) merupakan biaya atau benefit yang sulit diukur dengan terminologi moneter.

·         Direct costs merupakan biaya yang dapat secara langsung direlasikan dengan memproduksi produk dan layanan proyek.

·         Indirect costs merupakan biaya yang tidak secara langsung dihubungkan dengan produk atau layanan proyek, tetapi secara tidak langsung berhubungan dengan pelaksanaan proyek.

·         Sunk cost merupakan uang yang dihabiskan pada masa lalu; ketika memutuskan dalam proyek apa untuk berinvestasi atau yang dilanjutkan, anda jangan memasukkan sunk costs.

Prinsip Dasar Manajemen Biaya

·         Teori Kurva Pembelajaran (Learning curve) menyatakan bahwa kalau banyak item diproduksi berulang-ulang, biaya satuannya menurun dalam pola reguler sesuai dengan unit yang lebih banyak diproduksi.

·         Reserves  adalah nilai nominal uang yang termasuk dalam estimasi biaya untuk mitigasi risiko biaya dengan memberikan jalan bagi situasi ke depannya yang sulit diprediksi.

o   Contingency reserves memungkinkan situasi ke depannya yang dapat saja secara parsial direncanakan (kadangkala disebut known unknown) dan termasuk dalam baseline biaya proyek.

o   Management reserves memungkinkan situasi kedepannya yang tak dapat diprediksi (kadangkala disebut unknown unknowns)

A.     Estimasi Biaya

·         Pimpinan proyek musti menentukan estimasi biaya secara serius jika mereka ingin menyelesaikan proyek dalam contraint budget.

·         Penting diketahui tipe-tipe estimasi biaya, bagaimana menyiapkan estimasi biaya, dan masalah-masalah khusus yang dikaitkan dengan estimasi biaya (misal biaya TI).

Rencana Manajemen Biaya à Rencana manajemen biaya cost management plan merupakan dokumen yang berisi tentang bagaimana organisasi akan mengelola variance biaya pada proyek.

Alat dan teknik dasar untuk estimasi biaya:

·         Analogis atau estimasi top-down: Menggunakan biaya aktual proyek terdahulu, yang mirip sebagai dasar untuk mengestimasi biaya proyek saat ini yang sedang berjalan.

·         Estimasi Bottom-up: Melibatkan estimasi item pekerjaan atau aktivitas individual dan menjumlahkannya untuk memperoleh total estimasi biaya proyek. 

·         Pemodelan parametrik: Menggunakan karakteristik (parameter) dalam model matematis untuk mengestimasi biaya proyek.

·         Alat terkomputerisasi: Alat, seperti lembar kerja dan perangkat lunak manajemen proyek, yang dapat bekerja dengan pembuatan estimasi biaya yang berbeda dan alat estimasi biaya dengan lebih mudah.

B.      Budgeting Biaya

·         Budgeting biaya melibatkan pengalokasian estimasi biaya proyek terhadap item-item pekerjaan individu menurut waktu.

·         WBS merupakan masukan yang diperlukan untuk proses budgeting biaya karena WBS itu mendefinisikan item-item pekerjaan.

·         Tujuan penting ialah menghasilkan cost baseline: Budget dengan fase-waktu yang digunakan pimpro untuk mengukur dan memantau konerja biaya. 

C.      Kontrol Biaya

·         Kontrol biaya proyek termasuk:

o   Memantau kinerja biaya.

o   Memastikan bahwa hanya perubahan proyek yang patut yang termasuk dalam baseline proyek yang direvisi.

o   Menginformasikan stakeholder proyek yang berwenang atas perubahan proyek yang akan mempengaruhi biaya.

·         Banyak organisasi seluruh dunia punya masalah dengan kontrol biaya.

EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM)

·         EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan data scope, waktu, dan biaya.

·         Dengan baseline (rencana asli plus perubahanperubahan yang disetujui), anda dapat menentukan sejauh mana proyek memenuhi tujuannya.

·         Anda musti memasukkan informasi aktual secara periodik untuk menggunakan EVM.

·         Makin banyak organisasi seluruh dunia yang menggunakan EVM untuk mengontrol biaya proyek.

Terminologi Earned Value Management

·         Planned value (PV), sebelumnya disebut budgeted cost of work scheduled (BCWS), juga disebut budget, merupakan bagian estimasi biaya total yang disetujui yang direncanakan untuk digunakan pada suatu aktivitas selama periode yang diberikan.

·         Actual cost (AC), sebelumnya disebut actual cost of work performed (ACWP), merupakan total biaya langsung dan tidak langsung yang diadakan dalam penyelesaian pekerjaan selama periode tertentu.

·         Earned value (EV), sebelumnya disebut budgeted cost of work performed (BCWP), merupakan estimasi value pekerjaan fisik yang diselesaikan secara fisik.

·         EV berdasarkan pada biaya asli yang direncanakan untuk aktivitas atau proyek dan pada rate dimana tim menyelesaikan pekerjaan proyek atau aktivitas sampai tanggal berjalan.

RATE OF PERFORMANCE

·         Rate of performance (RP) merupakan rasio pekerjaan aktual yang diselesaikan terhadap persentase pekerjaan yang direncanakan terhadap yang diselesaikan pada waktu tertentu selama berjalannya aktivitas atau proyek.

·         Brenda Taylor, Manajer Proyek senior di Afrika Selatan, menyarankan menggunakan pendekatan ini untuk mengestimasi earned value