Manajemen Scope Proyek

Pengertian Manajemen Scope Proyek

-          Scope (lingkup) merujuk pada semua pekerjaan yang terlibat dalam membuat produk-produk proyek dan proses-proses yang digunakan untuk membuatnya.

-          Deliverable merupakan produk yang dihasilkan sebagai bagian proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau catatan hasil rapat.

-          Manajemen scope proyek termasuk proses-proses yang terlibat dalam pendifinisian dan pengontrolan apa yang termasuk atau tidak termasuk dalam suatu proyek.

Proses – proses Manajemen Scope Proyek

-          Perencanaan Scope:  Memutuskan bagaimana scope akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikontrol.\

-          Definisi Scope: Me-review project charter dan pernyataan scope pendahuluan dan menambahkan informasi lebih banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibuat dan permintaan perubahan yang disetujui.

-          Membuat WBS: Membagi-bagi deliverable proyek yang utama menjadi komponen-komponen yang lebih kecil, lebih dapat di-manage.

-          Verifikasi Scope: Memformalisasi akseptasi scope proyek.

-          Kontrol Scope: Mengontrol perubahan terhadap scope proyek. 

Perencanaan Scope dan Rencana Manajemen Scope 

Rencana Manajemen Scope merupakan dokumen yang mengandung deskripsi bagaimana tim proyek akan mempersiapkan pernyataan scope proyek, membuat WBS, memverifikasi kelengkapan deliverable proyek, dan mengontrol permintaan perubahan-perubahan terhadap scope proyek.

Input kunci termasuk :

-          Project charter,

-          Pernyataan scope awal/pendahuluan, dan

-          Rencana manajemen proyek.

Definisi Scope dan Pernyataan Scope Proyek

-          Pernyataan scope awal/pendahuluan, project chater, aset-aset proses organisasional, dan permintaan perubahan yang disetujui menyediakan dasar pembuatan pernyataan scope proyek.

-          Sebagaimana waktu berjalan, scope suatu proyek harus jadi lebih jelas dan lebih spesifik.

Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

-          WBS  merupakan pengelompokkan pekerjaan berorientasi hasil (deliverable) yang terkandung dalam suatu proyek yang mendefinisikan scope total proyek.

-          WBS merupakan dokumen dasar yang memberikan dasar perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumberdaya, dan perubahan.

-          Dekomposisi merupakan pembagian deliverable proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil

Pendekatan Untuk membuat WBS

Petunjuk (Guideline): Beberapa instansi (misal Dephan A.S), menyediakan petunjuk untuk menyiapkan WBS.

Pendekatan Analogi: Mereview WBS proyek-proyek yang mirip dan disesuaikan dengan proyek anda.

Pendekatan atas-bawah: Mulai dengan item-item proyek yang paling besar dan memecahnya ke itemitem yang lebih kecil.

 Pendekatan Bawah-atas: Mulai dengan task yang spesifik kemudian meneruskannya ke tingkat atasnya.

Pendekatan Mind-mapping: Tulis task dalam format non-linier, pencabangan dan kemudian membuat struktur WBS.

Gambar 1.1. WBS dikelompokkan atas produk

Gambar 1.2. WBS berdasarkan atas fase

Gambar 1.3. WBS dalam format tabular

Gambar 1.4. WBS dengan Gantt Chart dalam Microsft Project 2000

KUNCI MENUJU SUKSES PROYEK

KUNCI MENUJU SUKSES PROYEK 

Dengan manajemen integrasi proyek yang baik

Proses - proses manajemen integrasi proyek:

Membuat project charter

bekerja dengan stake holder untuk membuat dokumen yang memberikan otorisasi suatu proses

- Membuat pernyataan pendahuluan scope

- Membuat rencana manajemen proyek

- Memantau dan mengendalikan kerja proyek

- Melaksanakan kontrol perubahan yang terintegrasi

- Menutup proyek

Perencanaan strategis & seleksi proyek 

Melibatkan penentuan tujuan jangka panjang, trend masa depan, memproyeksikan kebutuhan produk-produk dan layanan baru

biasanya menggunakan analisa SWOT

Organisasi seharusnya : 

1.  mengidentifikasi proyek - proyek yang potensial
2. menggunakan metode yang realistis untuk menseleksi ptoyek yang akan dikerjakan
3. memformalisasi inisiasi proyek dengan menerbitkan project charter

Mengidentiikasikan protek - proyek yang potensial

Hal yang krusial untuk menyesuaikan proyek - proyek dengan strategi bisnis mendukung tujuan - tujuan bisnis secara eksplisit (kasar) merupakan alasan teratas yang disebutkan untuk berinvestasi dalam proyek - proyek TI.

Metode - metode untuk menseleksi proyek potensial

Biasanya tidak ada sumber daya untuk mengimplementasikan semua proyek

metode - metodenya termasuk : 

1. memfokuskan pada kebutuhan organisasi secara luas
2. mengkategorikan proyek - proyek (berdasarkan suatu problem, kesempatan, arahan, jangka waktu proyek, tanggal dikerjakan, prioritas keseluruhan proyek)
3. menggunakan Net Present Value atau analisis finansial lainnya
4. menggunakan model Weighted Scoring
5. implementasi balanced scorecard

Penyebab Sebuah Proyek Terlambat / Gagal

Keberhasilan sebuah proyek pasti membutuhkan tenaga dan pikiran yang tidak sedikit. Seorang manajer proyek dituntu untuk memastikan sebuah proyek telah berjalan sesuai rencana dan tidak melebar ke arah yang salah. Tetapi sampai saat ini ternyata masih banyak proyek gagal atau terlambat yang mana hal tersebut akan memakan biaya yang tidak sedikit. Kesia-siaan menjadi hasil favorit para manajer proyek yang kerap mengalami keterlambatan proyek atau kegagalan proyek. Disini penulis (ane ivan Christiono Suharnoko) ingin men-share sedikit pengetahuan yang didapat dari hasil surfing internet, makalah, dll terkait dengan penyebab keterlambatan dan kegagalan proyek.. so, sedot it ^_^

1.      Kurangnya pemantauan

      Pelaksanaan proyek biasanya tidak dipantau dengan baik. Ini memungkinkan proyek  tidak berjalan sesuai rencana semula. Pemantauan sangat penting untuk mengukur kemajuan sampai dimana proyek tersebut dikerjakan.

2.      Komunikasi yang lemah

      Pelaksanaan proyek tanpa ada komunikasi yang kuat akan menyebakan proyek bisa salah dalam pengerjaannya. Misalnya project manager ingin programmer berkoordinasi dengan analis sistem untuk penggarapan suatu modul aplikasi. Pada kondisi ini programmer tidak sering melakukan koordinasi dengan analis. Programmer mengerjakannya sesuai dengan desain yang telah dikeluarkan oleh analis di awal-awal masa proyek, tanpa bertanya sedikitpun pada analis tentang desain sistem yang dibuatnya pada saat penggarapannya.

3.      Keterlambatan tenaga kerja

      Keterlambatan tenaga kerja dalam menyelesaikan proyek adalah  salah satu faktor yang menyebabkan terlambatnya penyelesaian proyek. Sudah tugas project manager untuk selalu mengingatkan setiap bawahannya untuk bekerja dengan tepat waktu. Contohnya seorang programmer, jika deadline aplikasi sudah ditetapkan oleh project manager, sudah kewajiban programmer untuk menyelesaikannya tepat waktu. Malah lebih baik diselesaikan sebelum deadline supaya jika ada error ata kesalahan pemrograman maka aplikasi masih bisa diperbaiki.

4.      Anggaran yang tidak kunjung cair

      Pada pelaksanaan proyek, anggaran sudah ditetapkan untuk berbagai macam kebutuhan pada proyek tersebut. Jika anggaran tersebut tidak cair, maka akan menghambat proses pengerjaan proyek. Jika proyek sudah terhambat, maka proyek akan selesai lebih lama dan proyek menjadi terlambat.

5.      Skill yang kurang memadai (inkompetensi teknologi)

Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah berbasis web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses pembangunan sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan oleh pemilik sistem. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.

6.      Manajemen yang Buruk

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Tidak dapat dielakkan lagi bahwa manajemen yang buruk adalah salah satu faktor penyebab kegagalan proyek sistem informasi. Manajemen adalah hal penting yang harus ada dan dilaksanakan sebaik mungkin demi keberhasilan pembangunan sistem. Memperbaiki manajemen yang buruk adalah salah satu cara untuk menjamin keberlangsungan proyek. Dengan manajemen yang baik, maka kebutuhan di dalam proyek akan tercukupi.

7.      Perencanaan yang tidak memadai

Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya perancanaan yang matang penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-sia.  Pada kenyataannya sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan.

8.      Kurangnya dukungan dari pihak manajemen eksekutif

Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia, karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Dengan adanya sistem informasi akan menyebabkan perubahan pada pengorganisasian pada perusahaan tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Oleh karna itu dukungan penuh dari pihak manajemen sangat lah penting dalam menentukan keberhasilan sistem informasi dalam perusahaan.

9.      Kesenjangan komunikasi antara pengguna (end user) dengan perancang sistem informasi

Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap tersebut akan menentukan tindakan, dan berkaitan dengan tingkat penggunaan serta kepuasan terhadap sistem tersebut. Melibatkan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk mendukung keberhasilan sistem informasi pada perusahaan. Pengguna akan memiliki kempatan untuk dapat mendisain sistem tersebut sesuai dengan kebutuhannya dan memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasilnya. Adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer SIM.

10.  Harapan dan Tujuan yang kurang jelas

Selain berbagai hal diatas, penyebab kegagalan lainnya adalah bahwa terkadang perusahaan tidak memiliki harapan dan tujuan yang jelas dari penerapan sistem informasi, hanya sekedar mengikuti perkembangan zaman atau untuk mengikuti tren penggunaan teknologi sistem informasi. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan usaha yang gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

11.  Kurangnya Komitmen

Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan. Komitmen ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh setiap pihak yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.

12.  Mengambil Jalan Pintas

Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil. Misalnya saja, seorang developer pernah membangun sistem yang mirip dengan sistem yang dibangunnya sekarang. Untuk mempersingkat waktu maka ia menggunakan sistem yang dahulu pernah ia selesaikan untuk diterapkan di sistem yang saat ini dia kerjakan. Hal semacam ini dapat berakibat fatal jika dilakukan dengan sembrono, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama dengan sistem yang akan dibangun saat ini.

13.  Terlalu Optimis

Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat kita lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek sistem informasi yang sedang dibangun. Batasilah sikap terlalu optimis ini karena kita harus selalu siaga terhadap keadaan di lingkungan sekitar yang mungkin saja berpengaruh terhadap pembangunan sistem.

Sumber : 

Prayogi, Juniar, (2013), “Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi Manajemen Dalam Penerapannya Di Suatu Organisasi”. [Online]. Makalah Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis IPB, Bogor. Tersedia : http://juniar46e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2013/12/Faktor-Penyebab-Keberhasilan-dan-Kegagalan-Sistem-Informasi-Manajemen2.pdf (26 Februari 2014)

Budisuanda, (2011), “25 Faktor Penyebab Keterlambatan Proyek” [Online]. Tersedia : http://manajemenproyekindonesia.com/?p=389 (26 Februari 2014)

Budisuanda, (2011), “Strategi Mengatasi Kontrak yang (terlanjur) Bermasalah” [Online]. Tersedia : http://manajemenproyekindonesia.com/?p=601 (26 Februari 2014)